【數碼轉型 – 應用篇】三個方法教你透過轉數快QR Code作B2B收款

根據財經事務及庫務局的資料顯示,FPS轉數快在疫情期間的使用量大增,今年的首八個月共新增約170萬個帳戶綁定識別碼登記,而2020年7月平均每天處理超過40萬宗實時交易,每天平均交易量較去年底大幅增加近1.4倍。公營機構如税務局、差餉物業估價署及水務署等於2019年11月1日或以後發出的一般帳單均會印備FPS轉數快二維碼(QR Code)。令市民可透過支援轉數快QR Code的銀行手機應用程式或電子錢包繳交相關帳單。

既然公營機構的帳單可以透過轉數快作收款,那麼商業機構開立的帳單(Invoice)又可否印備轉數快QR Code方便客戶付款呢?尤其是轉數快即時支付的特性,減省了現時中小企需要等待款項入帳的時間,對於現金流亦有正面的影響。有興趣了解更多關於轉數快的讀者可以參閱筆者的另一篇文章-中小企如何透過轉數快(FPS)收款來減低疫情的影響。而本文將提供三個實際方法供大家參考企業如何開立帳單並透過FPS轉數快作B2B收款:

1. 手動下載FPS轉數快QR Code並貼上相應的帳單

隨著科技的普及,現時大部分的公司已放棄了傳統手寫單的做法。坊間不少公司均會備有數份帳單範本(Invoice Template)並以Miscrosoft Word或Excel的形式儲存,方便員工簡單修改內容後郵遞寄出或經電郵發送。因此,公司只需要根據帳單號碼和銀碼生成相應的轉數快QR Code並把QR Code的圖像(Image File)貼上帳單並發送,即可以達至上述公營機構的效果,讓客戶使用銀行流動理財應用程式(Mobile Banking App)掃描QR Code支付,資金即時到賬方便對數。這種做法無須大量技術配合,只需要找到服務供應商提供轉數快QR Code生成服務,員工可以手動下載QR Code並貼上相應的帳單。對於不想投放大量資源用作開發帳單系統的公司,這種做法可以算是一種低成本替代品。

2. 支援FPS轉數快的雲端財務管理系統

近年雲端運算(Cloud Computing)大行其道,加上政府在疫情期間推出的「遙距營商計劃」(D-Biz)支持企業利用資訊科技方案,不少公司會尋求更全面的財務管理系統,務求加速數碼轉型的步伐。現時坊間有不少同類型的系統可用作開立帳單,員工只需要輸入基本的資料如帳單號碼、銀碼、客戶資料等,即可生成帳單供下載並郵遞寄出或經電郵發送,所有的帳單紀錄亦會儲存在單一系統內,方便員工翻查資料,大大減低了遺失檔案的風險。但由於市場上的財務管理系統一般為外國供應商,因此並不支援本地的轉數快收款服務,建議公司考慮服務供應商時,必須留意是否有一系列度身訂造的配套以配合整個數碼化流程,例如系統能否生成轉數快QR Code並自動貼上帳單、相關的交易紀錄是否連接至同一系統以供實時查閱,以及能否提供即時的交易通知給客戶等。正在考慮訂閱雲端財務管理系統的公司,不妨留意一下。

3. FPS轉數快API對接公司的ERP系統

相信部分的讀者看到這裡或存有疑問,對於已有ERP系統的公司可以怎樣使用轉數快服務作B2B收款?由於公司現有的ERP系統已儲存了大量的資料,不可能隨便更改服務供應商;而使用ERP系統的公司一般開立帳單較為頻繁,亦不太可能動用大量人力物力手動貼上QR Code。針對這種情況,市場上其實亦有服務供應商可以提供FPS轉數快API以對接ERP系統。簡單來說,供應商透過API對接協助公司的系統自動生成轉數快QR Code,以達至轉數快QR Code自動貼上帳單的效果,相關的交易紀錄同時連接至公司的ERP系統以供實時查閱。這種做法所需的技術要求較高,較為適合有一定程度IT能力的公司。

總結

電子支付的應用往往聚焦於廣大個人用戶層面,使用QR Code作支付相信對於個人用戶來說絕不陌生,但在B2B的應用仍處於起步階段。事實上,市場上已有各式各樣的方案供中小企選擇:

  • 手動下載FPS轉數快QR Code並貼上相應的帳單
  • 支援FPS轉數快的雲端財務管理系統
  • FPS轉數快API對接公司的ERP系統

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